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Accréditation n° 5-0620. Portée disponible sur www.cofrac.fr
Non-conformité lors d’un audit Qualiopi
Dans cet article, Certifopac vous explique dans le détail ce qu’il faut savoir sur la non conformité dans le cadre d’un audit Qualiopi.
Qu’est-ce qu’une non conformité lors d’un audit Qualiopi ?
Une non-conformité est un écart par rapport à un ou plusieurs indicateurs du référentiel. Elle peut être mineure ou majeure. Toutefois, les indicateurs 4, 5, 6, 7, 10, 11, 14, 15, 16, 20, 21, 22, 26, 27, 29, 31 et 32 du référentiel font exceptions à cette règle et ne peuvent donner lieu qu’à des non-conformités majeures. En effet, ce sont des « super-indicateurs » .
Lors d’un audit sur site ou à distance, l’auditeur de Certifopac peut constater un écart par rapport aux exigences du référentiel. C’est pourquoi il va détailler de manière précise et factuelle, le constat d’audit et le risque associé.
Exemple: « Constat: Dans le programme de formation « PROGRAMME V2 2021 », la formation « Excel Perfectionnement » ne mentionne pas les prérequis et les tarifs. Risque que le client potentiel ne choisisse pas sa formation en toute connaissance de cause. Risque que le stagiaire potentiel ne respecte pas les prérequis à l’entrée de la prestation ».
Une non-conformité doit toujours être précise et formulée de manière factuelle, de façon à ce que l’organisme audité puisse comprendre l’écart et le résoudre grâce à une proposition d’action corrective.
Le processus de traitement des non-conformités
Les organismes audités se demandent souvent si en cas de non-conformités soulevées, il faut redémarrer à zéro, refaire un nouvel audit, et payer davantage. Cela dépend du nombre de non-conformités : si moins de 10 non-conformités sont soulevées, le processus de traitement des non-conformités fait partie intégrante de l’audit. Il est systématiquement réalisé par l’auditeur de Certifopac à la fin de celui-ci. Si le nombre de non-conformités est supérieur ou égal à 10, alors nous devrons prévoir un audit complémentaire. (voir nos CGV).
Envoi du rapport d’audit par l’auditeur
Les écarts constatés sont reportés dans un onglet dédié sur notre application d’audit et ainsi accessibles par l’organisme audité. L’auditeur rédige le libellé de l’écart, et le classe en fonction du risque lié au respect ou non au référentiel. On distingue 2 niveaux de cotations permettant d’évaluer le risque sur la qualité des prestations de développement des compétences : Mineure ou Majeure.
Le délai de traitement des non-conformités commencent à compter de la notification de celles-ci à l’organisme audité.
Transmission d’un plan d’actions
L’organisme audité consulte avec attention le libellé des écarts émis par l’auditeur. Il rédige rapidement un plan d’actions et détaille les actions correctives, le délai de mise en place et les personnes concernées ou pilotes.
Exemple: « Je vais mettre à jour mes fiches programmes avec la mention des prérequis et des tarifs. Je vais ensuite les publier sur mon site internet Délai: 1 semaine, Pilote: Moi-même + Webmaster »
Validation du plan d’actions
L’auditeur de Certifopac réceptionne la réponse aux écarts, analyse la pertinence des actions correctives proposées et valide, ou non, le plan d’action. A ce stade, il peut y avoir plusieurs échanges entre l’audité et l’auditeur.
Le traitement d’une non-conformité mineure
Définition d’une NC Mineure
Une non-conformité mineure au sens de l’audit Qualiopi, c’est lorsque l’organisme audité prend en compte partiellement un indicateur. Ainsi, cette prise en compte partielle ne remet pas en cause la qualité de la prestation délivrée. C’est pourquoi elle est mineure au sens du référentiel et que le certificat sera quand même délivré (jusqu’à 4 non-conformités mineures constatées).
Mise en œuvre du plan d’actions sous 6 mois
L’auditeur valide vos propositions d’actions correctives à l’issue de l’audit. Ensuite, vous avez 6 mois à compter de la mise à disposition des écarts pour mettre en œuvre celles-ci. Lors de l’audit suivant, en principe 1 an et demi après, vous devrez prouver la mise en œuvre à l’auditeur.
Attention, car si la non-conformité mineure émise lors de l’audit initial n’est pas levée à l’audit de surveillance, elle est requalifiée en non-conformité majeure.
Conséquences des non-conformités mineures sur la certification
Jusqu’à 4 non conformités mineures, il est possible de vous délivrer la certification Qualiopi. Au delà, les non conformités suivantes seront à traiter comme une NC Majeure.
L’organisme audité a le choix des écarts à traiter comme une majeure. Par exemple, si les indicateurs 1, 3, 22, 26 et 32 sont en écarts, il peut choisir de lever n’importe lequel. L’important est de redescendre au seuil de quatre maximum.
Le délai de traitement des non-conformités de 6 mois commencent à compter dès l’envoi du rapport d’audit par l’auditeur. Une fois le délai de 6 mois écoulé, Certifopac a un mois pour indiquer sa décision concernant la levée ou non des non-conformités.
Le traitement d’une non-conformité majeure
Définition d’une NC Majeure
Une non-conformité majeure au sens de l’audit Qualiopi, c’est lorsque l’organisme audité ne prend pas en compte les exigences d’un indicateur dans son processus qualité. De plus, cette prise en compte partielle ou inexistante remet en cause la qualité de la prestation délivrée. C’est pourquoi elle est majeure au sens du référentiel.
Mise en œuvre du plan d’actions sous 3 mois
Vous avez 3 mois à compter de la mise à disposition des écarts par Certifopac pour mettre en oeuvre vos actions correctives. Après validation de votre plan d’actions par l’auditeur, vous pouvez lui transmettre les éléments de preuve. Cela se fait de manière dématérialisée, sur notre plateforme.
Conséquences majeures sur la certification
La levée de toutes les non conformités majeures, sans exception, est une condition obligatoire à la délivrance de la certification Qualiopi. Autrement dit, il faudrait attendre de traiter vos non conformités majeures avant de pouvoir obtenir votre certification.
Nous délivrons la certification Qualiopi lorsque toutes les non conformités majeures sont levées, c’est-à-dire après vérification de la mise en œuvre des actions correctives dans les trois mois sur preuves documentaires.
Le délai de traitement des non-conformités commencent à s’écouler à la date d’envoi du rapport d’audit à l’organisme audité. Une fois le délai de 3 mois passé, Certifopac a 1 mois pour indiquer sa décision concernant la levée ou non des non-conformités.
Que se passe-t-il si je n’arrive pas à traiter une non conformité majeure Qualiopi ?
❗A défaut de mise en œuvre des actions correctives, Certifopac peut décider de ne pas délivrer la certification. Si vous êtes déjà certifié, nous pouvons également suspendre la certification, en attendant le retour en conformité.
Dans certains cas heureusement très rares, il se peut que l’organisme audité ne soit pas capable de présenter à l’auditeur les éléments de preuve sous 3 mois. Dans d’autres cas, l’auditeur peut avoir des doutes quant à la véracité des éléments de preuve transmis par mails ou de façon dématérialisés. Alors, CERTIFOPAC se réserve le droit d’effectuer un audit complémentaire, sur site ou à distance selon les cas.
Une certification peut être non délivrée, suspendue ou retirée, au regard de la gravité ou du nombre ou de la récurrence de non-conformités détectées, dans le cas de non-conformités majeures non levées sous trois mois ou de non-conformités mineures déjà détectées pour lesquelles l’organisme n’a pas proposé ou mis en œuvre des actions correctives efficaces.
Pour finir, sachez que les indicateurs qui ont soulevé une non-conformité seront systématiquement audités à l’audit suivant. L’auditeur s’attachera à vérifier le bon respect des exigences de l’indicateur, et évaluera l’efficacité de vos propositions d’actions.
On termine sur une bonne nouvelle : L’auditeur n’a pas vocation à « chercher de la non-conformité ». Il évalue de manière transparente, objective et impartiale le respect de vos processus aux exigences du référentiel national qualité. Et quand bien même il en détecte, la pertinence de vos propositions d’actions est aussi un moyen de prouver votre capacité d’adaptation et de traitement des écarts potentiels. Et rassurez-vous, 95% des audits se passent très bien, du moment que l’organisme est préparé !
F.A.Q. : Les questions les plus posées autour des non-conformités
Quelle est la différence entre une non-conformité mineure et majeure ?
Lorsque l’organisme audité prend en compte partiellement un indicateur, l’auditeur note une non-conformité mineure . Une non-conformité majeure est soulevée lorsque l’organisme audité ne prend pas en compte les exigences d’un indicateur dans son processus qualité.
De combien de temps dispose-t-on pour traiter les non-conformités
Vous disposez de 15 jours dès réception des fiches écarts sur Appolo pour rédiger vos propositions d’actions correctives.
Pour les non-conformités Majeures, vous devrez déposer vos preuves sous 3 mois.
Pour les non-conformités Mineures, vos actions seront vérifiées lors de l’audit suivant.
Est-il nécessaire de programme un nouvel audit en cas de non-conformité?
Dans la grande majorité des cas, non !
Après l’audit, vous allez faire des propositions d’actions correctives à l’auditeur et lui transmettre les éléments de preuve.
Certifopac se réserve le droit de planifier un audit complémentaire si :
- Le traitement des non-conformités prend trop de temps (il y a trop d’écart à traiter)
- Il y a des doutes sur la véracité des éléments transmis
- Sur volonté du client
Peut-on avoir des non-conformités à l’audit de surveillance ?
Oui. L’audit de surveillance peut donner lieu au constat de non-conformité(s) avec le référentiel.
Comment traiter les non-conformités de l’audit de surveillance Qualiopi ?
Le procédé de traitement des non-conformités est le même qu’à l’audit initial . Ainsi, vous aurez 6 mois pour mettre en œuvre vos actions correctives dans le cadre d’une non-conformité mineure, et 3 mois pour une majeure.
Que se passe-t-il si je ne traite pas les non-conformités dans les délais ?
Dans un premier temps, nos chargés de certification prononcent une suspension de certification pendant 3 mois maximum à partir de la fin du délai initial de 3 mois. A l’issue des 3 mois de suspension, si les non-conformités ne sont pas traitées, la certification est retirée.
Le certificateur peut-il regrouper toutes les non-conformités d’un même indicateur sur une même fiche d’écart ?
Oui, la non-conformité s’apprécie au regard d’un indicateur. Plusieurs constats sur cet indicateur conduisent à une non-conformité mineure ou majeure qui fera l’objet d’une seule fiche d’écart.
Source: FAQV2 du ministère
Un organisme de formation certifié peut-il perdre sa certification au motif de la non conformité d’un sous-traitant ?
L’organisme titulaire de la certification doit s’assurer du respect des critères qualité par ses sous-traitants. Le non-respect de ces critères constitue une non-conformité majeure relative à l’indicateur 27 du guide de lecture du référentiel national qualité, susceptible de remettre en cause la certification.
Source: FAQV2 du ministère
Si une non-conformité majeure n’est pas levée dans les délais impartis sur une catégorie d’actions, le certificat est-il suspendu pour toutes les catégories ?
Les non-conformités s’apprécient par catégorie d’actions. Ainsi, à défaut de mise en œuvre des
actions correctives dans les délais impartis, la certification sera suspendue sur la ou les
catégories d’actions concernées par la non-conformité.
Accréditation n° 5-0620.
Portée disponible sur www.cofrac.fr
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Qualiopi
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des organismes certificateurs
du Ministère du Travail
