Critère 7: Amélioration continue

L’évaluation sur site, le Jour-J

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L’audit sur site est souvent une source d’inquiétude pour le personnel et le gérant d’un organisme évalué.  La certification est un enjeu majeur car elle est obligatoire pour continuer à bénéficier des fonds formations des clients. Parfois, il en va de la survie d’un organisme.

A ce titre, l’auditeur n’est pas un inspecteur ou un juge. Il est simplement ici pour vous permettre de démontrer le respect des exigences des indicateurs. Rien n’est caché, vous aurez des semaines (voire des mois) avant l’audit pour vous préparer et réunir les éléments de preuve à fournir et les réponses potentiels, notamment en consultant nos pages sur le référentiel national qualité.

Les indicateurs évalués

Les indicateurs évalués par l’auditeur lors de l’audit sont les critères indiqués dans le référentiel de certification CERTIFOPAC, établi dans le respect du décret n° 2019-565 du 6 juin 2019 relatif au référentiel national sur la qualité des actions concourant au développement des compétences.

En outre, tout organisme disposant d’une certification ou d’une labellisation obtenue conformément à l’article R. 6316-3 dans sa rédaction en vigueur à la date du 31 décembre 2018 et active au moment de sa demande de certification est autorisé à demander que l’audit initial soit réalisé selon les conditions de durées aménagées. L’audit ne concerne alors que les indicateurs précisés ci-dessous :

  • indicateurs communs : 1 – 2 – 11 – 12 – 22 – 24 – 25 – 26 – 32
  • indicateurs spécifiques : tous les indicateurs spécifiques sont audités s’ils s’appliquent au prestataire.
Actions de formation continue - 28 indicateurs 87%
Validation des acquis et de l'expérience - 22 indicateurs 68%
Bilan de compétences - 24 indicateurs 75%
Apprentissage - 32 indicateurs 100%

Déroulement de la journée d’audit

Le client s’engage à disposer de tous les éléments de preuves permettant d’attester de la conformité au référentiel et susceptibles d’être demandés par l’auditeur lors de son intervention. L’absence de preuve le jour de l’audit fera l’objet d’une non-conformité. Les conclusions de l’audit sont transmises au client selon la procédure et le délai prévus par CERTIFOPAC. La réalisation de l’audit s’effectue selon les étapes suivantes :

Réunion d’ouverture

  • Présentation de l’auditeur et des audités: responsabilités, tour de table, etc.
  • Présentation des objectifs: contexte, enjeux de l’audit, rappel de la mission, rappel des décisions à venir liées à l’audit, etc.
  • Confirmation du plan d’audit: disponibilité des audités, durée, organisation, etc.
  • Donner le ton: définir l’audit et les valeurs d’objectivité, de transparence et confidentialité en créant un climat de confiance et mettre à contribution l’ensemble des audités. Montrer la valeur ajoutée du principe d’audit
  • Définition des règles: questions, réponses, formulation des constations à chaud: points forts, écarts. Explication des critères

Interview, prise de notes, recueil des preuves

  • Interroger via des questions claires, courtes, pertinentes, ouvertes, investigatrices, inversées, permettant la constatation
  • Observer les activités et les situations afin d’enregistrer les preuves, formuler la constatation avec l’accord de l’audité
  • Recouper les informations en effectuant un échantillonnage (personnes, documents, dossiers de formation)

Réunion de clôture

  • Conclure avec les représentants et donner les constatations les plus significatives
  • Donner les conclusions qui nécessitent des actions d’amélioration
  • Préciser les attentes du commanditaire par rapport à la communication post audit et au plan d’action

Fin de l’audit et ce qui en découle

L’audit est achevé lorsque le rapport de l’auditeur est remis à CERTIFOPAC. Le rapport permet au client d’engager des actions d’amélioration:

Rapport d’audit

  • Le rappel de la mission: objectif, champ audité, critères d’audit, date et durée
  • Identification des auditeurs et des représentants de l’organisme
  • Liste de diffusion du rapport d’audit
  • Les constations présentées en réunion de clôture
  • Les constations mineures ou recommandations non présentées en réunion de clôture
  • Liste des points non examinés
  • Liste des documents vus et des personnes / fonctions rencontrées

Revue de rapport

Le rapport d’audit ainsi que les éventuelles propositions d’actions correctives sont transmis pour étude au chargé d’affaires désigné, qui s’assurera de la pertinence des éléments envoyés. Celui-ci, sur la base du plan de d’action établi par CERTIFOPAC, et au vu des éléments constitutifs du rapport d’audit et de tout autre document en lien avec le dossier de certification, transmet la décision de certification.

Le chargé d’affaires lève les non-conformités sur la base des éléments de preuves recueillis (documentaires ou analyse sur site le cas échéant) et le respect de l’application du plan d’actions.

Décision de certification

Si la décision de certification est positive, le chargé d’affaires fait parvenir au client ses documents de certification.

Si la décision de certification est négative, le chargé d’affaires en informe par écrit le client en en précisant les raisons. Si le client souhaite poursuivre le processus de certification, CERTIFOPAC peut reprendre le processus d’évaluation, à partir de l’étape 7.2.

Lorsque cela est nécessaire (en cas de non-conformités bloquantes), le chargé d’affaires présente les non-conformités aux responsables de certification pour avis, la décision de certification est alors en attente.

Documents de certification

Dès lors que le comité de certification valide la décision de certification, le client reçoit une notification officielle de certification, avec un certificat établi conformément à la norme internationale de normalisation correspondant à l’exercice de l’activité de certification des produits, des procédés et des services.

Les documents de certification sont émis après ou en même temps que la validation de ces points :

  • La décision de délivrer la certification est prise et positive
  • Les exigences de certification sont remplies
  • Le contrat de certification a été signé

Le certificat délivré par CERTIFOPAC comporte les informations suivantes :

  • la raison sociale de l’organisme
  • la portée de la certification (la ou les catégories d’actions concernées)
  • la ou les adresses des sites de l’organisme
  • la date de début de validité de la certification et sa date d’échéance
  • le nom de l’organisme certificateur
  • le numéro d’enregistrement de la déclaration d’activité de l’organisme
  • la marque de certification ou la référence à l’article L. 6316-1 du code du travail mentionnant l’obligation de certification.